Från bokningar till avi — utan att byta betalsystem
Många organisationer tar betalt för sina delade resurser — festlokalen, gästlägenheten, kvartersgården. Själva betalningen fungerar oftast redan. Det som skaver är underlaget: att räkna ihop vem som bokade vad. Det tror vi går att göra enklare, utan att röra en enda krona.
När vi pratar med föreningar och andra organisationer om deras delade resurser dyker samma mönster upp: betalningen är sällan problemet. Festlokalen kostar några hundralappar per dygn, gästlägenheten en slant per natt, och beloppet hamnar på avin eller fakturan — precis som det gjort i många år. Det flödet fungerar, folk litar på det, och ingen har bett om att få byta ut det.
Det som däremot tar tid är steget före: underlaget. Någon — ofta en kassör eller förvaltare — sitter i slutet av månaden och räknar ihop vem som bokade vad. Ur en papperskalender, en pärm eller ett kalkylark. Det är inte svårt, men det är pilligt, det blir fel ibland, och det är precis den sortens ideella administrationstimme som ingen saknar.
Underlaget, inte betalningen
Så när vi funderade på hur vaschego skulle förhålla sig till betalningar landade vi i något som kanske låter bakvänt: vi rör inga pengar alls. Istället sammanställer vi underlaget.
Under fliken Ekonomi i admin finns nu en sektion som heter just Debiteringsunderlag. Man väljer en månad och får månadens bokningar grupperade per resurs och per identitet — hushåll, medlem, avdelning eller vad man nu bokar som. Antalet räknas i den enhet som passar resursen: tidsbokade pass räknas per pass, heldagsbokningar i dygn och datumintervall i nätter. Vill man arbeta vidare i Excel finns en CSV-export som är gjord för att öppnas direkt, med svenska kolumner.
Sedan gör organisationen som den alltid gjort: beloppen sätts och debiteringen går via avin, fakturan eller internfaktureringen. Kassören slipper räknandet — men behåller kontrollen.
Några detaljer vi försökt tänka på
Nätter, inte dagar. En bokning av gästlägenheten från fredag till söndag räknas som två nätter — utcheckningsdagen är fri, och samma dag kan nästa gäst checka in. Det är samma regel som styr bokningarna i övrigt, så underlaget och kalendern kan inte säga emot varandra.
Frigjord i förtid. Om någon släppt sin bokning tidigare än planerat markeras raden i underlaget. Vi väljer medvetet att inte gissa vad det betyder för debiteringen — kanske ska hela beloppet tas ut, kanske inget alls. Det avgör organisationen; vår uppgift är att flagga så att ingen fakturerar på autopilot.
Övertagna pass. Det här är kanske den detalj vi själva tycker mest om. När någon släpper sitt pass i förtid kan nästa person ta över den återstående tiden — det är kärnan i hur vaschego ser på delande: resurser ska inte bara fördelas, de ska synliggöras så att tid som annars gått till spillo blir användbar igen. Numera syns även övertagna pass i underlaget, markerade och räknade på den som faktiskt använde tiden. Men hur de ska debiteras är inte vårt beslut att fatta. En organisation kanske tar fullt pris — tiden användes ju. En annan låter övertagna pass vara gratis, som en medveten uppmuntran att både släppa och ta över, eftersom varje övertaget pass är ett bevis på att delandet fungerar. Båda synsätten är rimliga, och det finns säkert fler. Vår uppgift stannar vid att göra flödet synligt: vem som frigjorde, vem som tog över och hur mycket tid som återvanns. Prissättningen — och synen på den — är er.
Samma hushåll, olika stavning. Den som bokar skriver in sin identitet själv, och "lgh 1007" och "Lgh 1007" är rimligen samma hushåll. Underlaget slår ihop dem. Men här finns också en ärlig begränsning: identiteten är fri text. Skriver någon "Anna" ena gången och "A. Svensson" nästa, blir det två rader. Ett tips är att styra identitetsfältets ledtext på resursen — står det "Lägenhetsnummer" tenderar folk att skriva just det.
Vad som inte ingår — och varför
Lån & retur-resurser — verktyg, släpkärror och liknande — ingår inte i underlaget. De kvitteras ut och lämnas tillbaka, men debiteras sällan per användning, så vi lät dem vara. Och några inbyggda betalningar, med kortbetalning vid bokning och utbetalningar till organisationen, har vi medvetet väntat med. Det är ett mycket större åtagande, och vi vill inte bygga det förrän det efterfrågas på riktigt av dem som redan använder underlaget.
Det kan hända att vi har fel i den prioriteringen. Men vår erfarenhet så här långt är att organisationer ogärna byter fungerande betalflöden — däremot tar de tacksamt emot ett färdigt underlag till det flöde de redan har.
För vem?
Föreningen som hyr ut festlokalen och gästlägenheten är det uppenbara fallet. Men samma sammanställning fungerar för bygdegården som hyr ut stora salen, samfälligheten med kvartersgården — och företaget som vill fördela poolbilarnas användning per avdelning eller kostnadsställe. Överallt där delade resurser har en prislapp finns det någon som idag räknar ihop den för hand.
Om det är du: underlaget ligger under Ekonomi i admin. Vi hör gärna hur det passar era rutiner — och vad som saknas.