Externa gäster: när kunden utifrån vill boka mötesrummet

Ett kontorshotell vi pratar med hyr ut mötesrum både till egna hyresgäster och till kunder utifrån, och båda ska kunna boka från samma sida. Det täckte vaschego inte, så vi byggde det: en resurs kan nu öppnas för externa gäster, som bokar med företag och kontaktperson i stället för ett namn i hyresgästlistan. Så här ser det ut.

Vi pratar med ett kontorshotell just nu som hyr ut mötesrum både till sina egna hyresgäster och till kunder utifrån, och det behovet visade sig vara något vaschego inte riktigt täckte. vaschego är byggt för kända kretsar, grannarna i trapphuset, klubben, kollegorna, och en kund som ska hyra ett konferensrum en förmiddag är ju inte en del av den kretsen. Hen har ingen plats i huset, inget namn i hyresgästlistan att skriva in och ingen att fråga i köket, och den som fakturerar behöver kunna se vilka pass som är kundens och vilka som ingår i hyran. Dessutom ska det gå att boka från kontorshotellets egen hemsida, där kunderna redan hittar rummen i dag. Så vi byggde det som saknades. Här är vad det blev.

Ett reglage per rum

Reglaget Tillåt externa bokningar i resursinställningarna — Ett reglage per resurs. Rum som bara hyresgästerna ska kunna boka lämnas som de är.

Den som administrerar slår på externa bokningar per resurs, eller för flera rum på en gång. Det stora konferensrummet kan alltså vara öppet för kunder utifrån medan det lilla telefonrummet bara går att boka för dem som sitter i huset. Reglaget finns för förenings- och företagskonton, och det ändrar ingenting för de som redan bokar, de ser bara ett val till i formuläret.

Så ser det ut för gästen

Bokningsformuläret med valet Hyresgäst eller medlem respektive Extern gäst — Gästen väljer Extern gäst. Företaget blir bokningens namn, precis som lägenhetsnumret annars.

Gästen kommer till rummets sida, väljer Extern gäst och anger företag, vad rummet ska användas till och en kontaktperson. Telefon är frivilligt, e-post behövs, för det är dit bekräftelsen går. Sedan godkänner gästen att organisationen behandlar uppgifterna enligt sin egen integritetspolicy, och det är en detalj vi tycker om: länken går till kontorshotellets egen policy, inte till vår. Det är ju de som är gästens motpart, vi är bara verktyget.

Kontaktperson, e-post och samtycke till organisationens integritetspolicy — Kontaktuppgifterna ser bara organisationen. Samtycket gäller organisationens egen integritetspolicy.

Bokningen gäller direkt, precis som för alla andra, och bekräftelsen kommer på mejl med en kalenderfil så att passet hamnar i gästens egen kalender. Passar bokningen inte kan organisationen avslå den med ett meddelande till den som bokat, samma sätt som för en hyresgäst. Väljer gästen att bli ihågkommen på enheten är fälten förifyllda nästa gång, så en återkommande kund slipper skriva om allt.

Vad andra ser, och inte ser

Veckokalendern där passet visar företagsnamnet Acme AB — I kalendern syns bara företagsnamnet. Kontaktperson och e-post ser bara organisationen.

I kalendern och rumslistan syns företagsnamnet och inget mer, ungefär som ett lägenhetsnummer syns på arket i tvättstugan. Kontaktperson, telefon och e-post ser bara den som administrerar resursen, och en vecka efter passet raderas de. Vi tror att det är ungefär den gränsen som känns rimlig: hyresgästerna behöver veta att rummet är upptaget och av vem, men de behöver inte kundens telefonnummer.

Vad organisationen ser

Debiteringsunderlaget där bokningen är märkt Extern — Debiteringsunderlaget märker passet som externt, så den som fakturerar ser direkt vad som ska faktureras utåt.

I debiteringsunderlaget märks passet som externt. Den som fakturerar ser alltså direkt vilka pass som ingår i hyresgästernas avtal och vilka som ska faktureras en kund, och underlaget går att skriva ut eller exportera till den fakturering man redan har. vaschego hanterar inga pengar, det har vi skrivit om förut, men underlaget ska vara sådant att det inte behöver räknas om för hand.

Två vägar in i samma rum

Kontorshotellet har redan en Boka-knapp på sin hemsida, och den ska kunna fortsätta vara ingången för kunderna. Knappen pekar på rummets sida hos vaschego, med gästvalet förvalt, så kunden landar direkt på rummets sida med Extern gäst redan valt. Hyresgästen som står i rummet skannar koden på väggen och hamnar på samma sida, fast med sitt vanliga val. Ingen ny hemsida, inget konto för gästen. Det är samma resurs och samma lista bakom, bara två olika dörrar in.

Den som inte vet vilket rum hen vill ha börjar i stället på organisationens egen sida hos vaschego, där alla resurser finns samlade i kategorier. Ett klick på en kategori visar rummen med beskrivning och en Boka-knapp per rum. Sökfältet och kategorierna går också att styra via länken, så en Boka-knapp på hemsidan kan lika gärna landa direkt på konferensrummen som på ett enskilt rum.

Organisationens sida med kategorierna som brickor — Organisationens egen sida hos vaschego: kategorierna som brickor, med hur många som är lediga just nu.

Kategorin Konferensrum med rummen som kort och en Boka-knapp per rum — Ett klick på kategorin visar rummen som kort, med beskrivning och en Boka-knapp per rum.

Vad vi inte vet än

Det här är nytt, byggt de senaste dagarna, och det är inte i skarp drift hos någon än. Det saknas till exempel en avbokningsfrist, alltså att en gäst inte får avboka senare än ett visst antal timmar före passet, och det bygger vi om någon behöver det. Frågan om kunden utifrån kommer nog förr eller senare hos alla som hyr ut lokaler, så hyr ni ut till både egna och utomstående, och håller isär dem på något annat sätt i dag, hör gärna av er: hej@vaschego.se. Vi vill gärna veta var det skaver.